En este artículo te entregaré algunos consejos para sacar el máximo beneficio de eventos masivos y cómo prepararte para estos. Así el valor de tu entrada y los gastos para asistir será compensado con aumentar tus conocimientos y red de contactos.
Esto significa que tu preparación debe comenzar antes del congreso o evento al que planeas asistir. A continuación, presento algunas ideas que puedes utilizar para sacar el máximo provecho de la experiencia.
1. Antes del evento
Revisa el programa de tu evento y traza tu estrategia para las charlas que no te quieras perder. Asegúrate de incluir en tu lista algunas sesiones alternativas pues es muy probable que algunas actividades estarán tan repletas que no podrás asistir.
Es mejor tener un plan B en caso de que las cosas no ocurran como lo hemos planeado. Tener alternativas te hará aprovechar mejor el tiempo, ya que no tendrás que comenzar a pensar sobre la marcha. En el caso que el evento sea en otra ciudad o en otro país, es necesario revisar tu agenda para ver la posibilidad de llegar un día antes o quedarte un día después del evento para tener la oportunidad de conocer y disfrutar del lugar y hasta de hacer alguna reunión que surgió en el evento.
Algo que podemos hacer para informarnos mejor de los exponentes y asistentes es comenzar a entablar relaciones con estos preguntando a los organizadores del evento si existe algún grupo oficial (Whatsapp, Facebook, Linkedin, etc) en el que poder comunicarse con la gente que asistirá. Si existiera, sería muy positiva nuestra inserción en este y de no existir tenemos la posibilidad de crearlo nosotros, con el objetivo de establecer relaciones provechosas antes del evento.
Paralelamente a este trabajo previo, debemos tener claro como llegar al lugar, quizás debas arrendar un auto, pagar taxi o tomar locomoción pública. Quizás sea necesario reservar un hotel o hostal durante los días de las actividades.
¿Tienes tus tarjetas de presentación listas? Es verdad que cada día se usan menos las tarjetas de presentación, pero todavía son una forma rápida de intercambiar nuestros datos. También, lleva una libreta y lápiz para anotar aprendizajes o ideas, una batería portátil para tu celular, ya que a veces no te va a durar todo el día y no tendrás acceso a cargar este. En mi caso para ahorrar tiempo si el evento no contempla una zona para comprar comida cerca, llevo mi propia colación y así poder hacer networking con más personas.
No es una buena idea ir sin nada planificado, pues si dispones de poco tiempo la actividad misma de la conferencia te impedirá planificar en el momento y sacar el mayor provecho de esta.
2. Durante el evento o la conferencia
Algo de crucial importancia relacionado al punto anterior es asistir con tiempo a las sesiones en las que estamos interesados, ya que de esta forma podremos coger un buen sitio. Para aprovechar al máximo un congreso, deberíamos escuchar, interactuar, aportar ideas, preguntar, relacionarnos con los profesionales del sector, es decir, debemos presentarnos y ser recordados, la actitud proactiva debe prevalecer desde un inicio. ¿Eres tímido para establecer conversaciones con extraños? Comienza de a poco, colócate una meta de con cuántas personas conversar y luego aumenta este número.
Esta actitud se puede ver reflejada también en las redes sociales. Por ejemplo, podemos compartir fotos, vídeos cortos y/o reflexiones en Instagram o Twitter bajo el #hashtag oficial del evento, también puede ser en Facebook. Las redes sociales nos dan la oportunidad de taggear y citar a personas, por lo que de esta forma alimentamos nuestra red de contactos creciente y mostramos al mundo que estamos en el evento.
También podemos usar las redes para «denunciar» aspectos que no nos hayan gustado o mostrar desacuerdo en cosas concretas de los organizadores o exponentes, esto te hará llegar a un público mayor que está interesada en las temáticas del evento pero que no pudo asistir. Esta estrategia puede generar engagement con los participantes y congresistas activos en redes sociales, y con el evento, de forma indirecta.
No olvides tener tu pitch preparado para cuando hagas networking con los asistentes y expositores, así podrás cumplir tus objetivos. Por ejemplo, yo llevo una lista con los nombres de con quien deseo conversar (también una foto de ellos si no los conozco) y que lograr. De repente deseo solo tener su contacto para usarlo en un futuro, otras veces es agendar una reunión para poder impulsar u obtener algún beneficio para uno de mis proyectos.
3. Luego del evento
Conéctate por redes sociales e incluso correo electrónico con las personas que conociste durante el seminario o congreso para solidificar las relaciones creadas. Es posible que tengas muchas tarjetas de presentación o contactos de otras personas, te recomiendo priorizar según tus objetivos a lograr.
Si tienes un blog, sitio web o fan page; ¡Escribe y relata en video sobre el evento! Hay bastante sobre que puedes hablar, por ejemplo los detalles de algunas conferencias, tu opinión de los temas expuestos, la gente que asistió, etc. Debes recabar suficiente contenido para compartir tus pensamientos durante algún tiempo.
Recuerda que muchas conferencias son periódicas y podrás seguir explorando estas relaciones en el futuro.
¿Tienes algunas otras ideas prácticas o deseas contar tu experiencia sobre cómo sacar mejor provecho? Deja tus ideas en los comentarios a continuación.